Ngày 5/11, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (VUSTA) tổ chức Hội nghị Hướng dẫn sử dụng phần mềm trong quản lý và điều hành tác nghiệp văn bản đi và đến. Hội thảo nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng, khai thác hiệu quả các chức năng của hệ thống số hóa, góp phần tích cực vào quá trình chuyển đổi số toàn diện trong công tác quản lý, điều hành và xử lý văn bản nghiệp vụ tại Cơ quan VUSTA.

Phát biểu chỉ đạo tại hội nghị, Phó Chủ tịch VUSTA Trương Xuân Lam, nhấn mạnh rằng, bám sát các chủ trương và định hướng của Ban lãnh đạo VUSTA về việc nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp trong hệ thống Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, VUSTA phải quyết liệt đẩy mạnh ứng dụng phần mềm chuyên dụng trong công tác quản lý, xử lý văn bản, hồ sơ cũng như điều hành toàn bộ công việc chuyên môn trên môi trường điện tử.

Được triển khai từ cuối tháng 8/2025, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam chính thức đưa hệ thống xuống các đơn vị trực thuộc, có thể thấy các đơn vị trong toàn hệ thống đã từng bước tiếp cận, làm quen và khai thác phần mềm, đặc biệt là duy trì nền nếp chức năng gửi và nhận văn bản đi, văn bản đến.

Tuy nhiên, quá trình vận hành thực tế tại cơ sở cho thấy vẫn còn những khoảng trống nhất định khi nhiều tính năng thông minh của hệ thống chưa được khai thác triệt để và đầy đủ, nhất là các chức năng chuyên sâu như trình ký điện tử, ký duyệt văn bản, quản lý tiến độ nhiệm vụ cũng như quản lý hệ thống hồ sơ công việc.

Từ thực tiễn đó, Phó Chủ tịch Trương Xuân Lam đề nghị toàn cơ quan tiếp tục triển khai đồng bộ, quyết liệt hơn nữa quy trình xử lý văn bản trên nền tảng số, với mục tiêu hướng tới 100% văn bản đi và đến đều được luân chuyển, tiếp nhận trên môi trường điện tử. Đồng thời, các ban chuyên môn cần chủ động tham mưu công tác cấp tài khoản, phân quyền cho đội ngũ cán bộ có liên quan; đẩy mạnh thực hiện quy trình trình ký, ký số, phát hành văn bản, quản lý và lưu trữ kho hồ sơ điện tử chuyên nghiệp; qua đó hạn chế tối đa việc in ấn tài liệu giấy, từng bước hiện thực hóa mô hình xây dựng văn phòng không giấy hiện đại.

Bên cạnh đó, Phó Chủ tịch Trương Xuân Lam cũng yêu cầu các đại biểu tham dự hội nghị cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, dành thời gian tập trung nghiên cứu tài liệu, thực hành trực tiếp trên máy, tích cực trao đổi và thẳng thắn nêu lên những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình trải nghiệm thực tế để được đội ngũ chuyên gia hướng dẫn, tháo gỡ kịp thời, qua đó làm chủ công nghệ và khai thác tối đa các tiện ích ưu việt mà hệ thống mang lại phục vụ công tác chuyên môn hằng ngày.

Tại hội nghị, bà Vũ Thị Hồng Minh – Chuyên viên chính Phòng Chuyển đổi số thuộc Văn phòng cơ quan Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam đã trực tiếp giới thiệu tổng quan, bức tranh toàn cảnh cũng như hướng dẫn chi tiết cách thức sử dụng các chức năng cốt lõi của hệ thống phần mềm.

Nội dung tập huấn trọng tâm đã đi sâu vào các nghiệp vụ then chốt bao gồm: quy trình lập và trình văn bản, thao tác ký duyệt văn bản, quy trình phát hành văn bản đi, phương thức tiếp nhận và xử lý văn bản đến, cách thức quản lý nhiệm vụ được phân công, quản lý hồ sơ công việc khoa học cùng kỹ năng tra cứu nhanh chóng văn bản đi, đến trên hệ thống.

Song song với phần thuyết trình lý thuyết và hướng dẫn trực quan, chương trình đã dành một thời lượng thỏa đáng để các đại biểu trực tiếp thực hành trên thiết bị, trao đổi thảo luận sôi nổi và nhận được sự giải đáp tận tình đối với mọi vướng mắc nghiệp vụ phát sinh trong quá trình thao tác.

Thông qua việc kết hợp chặt chẽ giữa hướng dẫn nghiệp vụ bài bản với thực hành trực tiếp ngay tại hội nghị, sự kiện đã hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ cán bộ trực tiếp phụ trách công tác văn thư và xử lý văn bản tại VUSTA củng cố kỹ năng nghiệp vụ, sử dụng thành thạo và chuyên nghiệp hơn các tính năng của phần mềm, từ đó tạo tiền đề quan trọng để từng bước chuẩn hóa toàn diện quy trình xử lý công việc trên môi trường số.

Phát biểu kết thúc hội nghị, Phó Chủ tịch Trương Xuân Lam ghi nhận, biểu dương và gửi lời cảm ơn chân thành đến sự phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ nhiệt tình của đội ngũ cán bộ kỹ thuật cùng các giảng viên; đồng thời yêu cầu toàn thể cán bộ, nhân viên VUSTA tiếp tục chủ động tự học tập, nghiên cứu, thường xuyên thực hành để khai thác hiệu quả cao nhất các tính năng của hệ thống, đưa việc xử lý văn bản, hồ sơ và giải quyết công việc hằng ngày trên môi trường điện tử trở thành phương thức làm việc nề nếp, chuyên nghiệp và thường xuyên.

Thành công của hội nghị có ý nghĩa thiết thực, đánh dấu bước tiến quan trọng trong lộ trình đổi mới phương thức quản lý, điều hành của VUSTA; qua đó góp phần đắc lực vào việc nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí hành chính, tăng cường tính liên thông, đồng bộ trong xử lý công việc, đồng thời từng bước hiện thực hóa mục tiêu xây dựng môi trường làm việc số, hướng tới văn phòng không giấy tại VUSTA trong giai đoạn mới.