Năm 2004, khi Google khai sinh Gmail, nó đã nhanh chóng trở thành một dịch vụ email được yêu thích vì nhanh, nhẹ, đơn giản và dung lượng lưu trữ lên tới 1GB cho mỗi tài khoản.
Giờ đây, dung lượng của mỗi tài khoản Gmail đã tăng lên cả chục lần và có hàng triệu người dùng trên khắp hành tinh.
Nhưng cho dù bạn có dùng Gmail hàng ngày, chưa chắc bạn đã là một người am hiểu cách dùng Gmail sao cho hiệu quả nhất. 7 mẹo nhỏ dưới đây sẽ trang bị cho bạn những kiến thức cơ bản nhất để trở thành một “chuyên gia” Gmail.
Giao việc cho bộ lọc email
Quản lý hộp thư đến chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng Gmail có một công cụ hữu hiệu giúp bạn làm việc này. Với công cụ bộ lọc, Gmail có thể tự động gắn mác cho các thư quan trọng hoặc xóa các thư không quan trọng.
Nếu bạn không muốn đọc các email từ Facebook, bạn chỉ cần tạo 1 bộ lọc tự động đóng dấu đã đọc cho các email “from:Facebook”. Hoặc bạn có thể tạo bộ lọc cho những email quan trọng bằng cách tự động đóng dấu “quan trọng” cho những email này để đảm bảo không bị bỏ lỡ những email từ đối tác hoặc người thân.
Tận dụng tối đa tính năng tìm kiếm
Người dùng sẽ mong chờ 1 sản phẩm của Google thì phải vượt trội về khả năng tìm kiếm. Điều này không phải lúc nào cũng đúng nhưng hộp tìm kiếm của Gmail có nhiều chức năng hơn bạn nghĩ. Bạn chỉ cần bấm vào hình mỗi tên kéo xuống sẽ thấy được các lựa chọn: tìm kiếm các email có file đính kèm hoặc tìm kiếm một email từ một người dùng cụ thể.
Chia hộp thư đến thành những thư mục nhỏ
Trong thẻ Inbox trong phần Gmail Settings, người dùng có thể tùy biến cách sắp xếp hộp email của mình và sử dụng tính năng hộp thư ưu tiên (Priority Inbox) của Google. Không những thế, trong thẻ Lab người dùng cũng có thể tìm thấy các tính năng như ô cửa sổ preview thư theo kiểu Outlook dùng cho các màn hình lớn hoặc tính năng “Multiple Inboxes”.
 |
| Tính năng Multiple Inboxes |
Tính năng “Multiple Inboxes” giúp người dùng tạo ra 3 ô cửa ứng 3 với 3 câu lệnh tình kiếm bao gồm ô Starred với lệnh tìm kiếm "is:starred"; ô thư chưa đọc: unread (is:unread) và ô quan trọng với câu lệnh (is:important). 3 lệnh tìm kiếm này hoàn toàn có thể được người sử dụng tùy chỉnh.
Nhận email từ các dịch vụ email khác
Nếu bạn có sử dụng các dịch vụ email khác như Yahoo hoặc Hotmail, bạn hoàn toàn có thể đem những email này vào Gmail bằng cách sử dụng thẻ “Accounts and Import” trong phần Settings. Với thẻ này, bạn có thể tùy chỉnh để nhận email từ các webmail hoặc dịch vụ email có hô trợ giao thức POP3.
Đặc biệt, người sử dụng toàn có thể sử dụng tính năng bộ lọc với những email này.
Sử dụng các ngôi sao
Các mẫu ngôi sao đều có sẵn trong thẻ General trong phần Settings. Có tất cả 12 loại sao cũng như các ký tự có thể sử dụng thay vì 1 ngôi sao duy nhất. Người sử dụng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các ngôi sao chỉ bằng cách bấm vào biểu tượng ngooi sao và lựa chọn biểu tượng phù hợp nhất cho email.
 |
| Sử dụng ngôi sao giúp hòm thư trở nên trực quan |
Ngoài ra, mỗi loại sao đều có thể dễ dàng tìm kiếm bắng cách sử dụng màu của chúng. Ví dụ với ngôi sao màu xanh, lệnh tìm kiếm sẽ là “has:green-star”.
Sử dụng các thẻ đánh dấu
Label (thẻ đánh dấu) là một trong những tính năng phổ biến của Gmail. Bằng cách sử dụng label, người sử dụng dễ dàng tìm kiếm email cần thiết trong hàng nghìn email có trong hôp thư.
Tính năng bộ lọc có thể được sử dụng để gán nhãn tự động cho các email.
Mở rộng khả năng của Gmail
Có rất nhiều ứng dụng của các hãng thứ 3 cũng như các phần mở rộng có thể được dùng để mở rộng khả năng của Gmail.
Ví dụ, phần mở rộng Rapportive có thể tự động thêm chi tiết từ Facebook, Linkedln và Twitter kế bên các địa chỉ liên lạc trong danh sách liên lạc của bạn.
Một ứng dụng của hãng thứ 3 cũng rất được ưa chuộng là Boomerang. Ứng dụng này cho phép người sử dụng lên lịch gửi email cũng như nhắc nhở người sử dụng về việc trả lời các email quan trọng.
Tùy biến giao diện hiển thị
Nếu bạn không vừa ý về khoảng cách hiển thị giữa các email, bạn có thể dễ dàng thay đổi bằng cách bấm vào nút “Setting”. Gmail hỗ trợ 3 loại hình hiển thị bao gồm “Comfortable”, “Cozy” và” Compact”.
Người dùng hoàn toàn thể lựa chọn loại hiển thị vừa ý cho mình.
Thêm email vào lịch
Nếu bạn có một email quan trọng về lịch làm việc, lịch hẹn đối tác. Bạn hoàn toàn có thể thêm email đó vào lịch của mình để nhận được lời nhắc từ Gmail bằng cách ấn vào nút “More” (thêm) ở bên trên email và lựa chọn “Add to task” hoặc “Create Event”. Gmail sẽ chuyển email đó thành 1 event trong lịch của bạn.
Tự động sao lưu danh bạ
 |
| Tính năng khôi phục danh bạ của Gmail |
Gmail tự động sao lưu danh bạ trong tài khoản của người dùng thường xuyên. Nếu bạn gặp bất cứ sự cố nào như mất danh bạ hoặc lỗi đồng bộ, bạn có thể dễ dàng lấy lại dữ liệu vào bất cứ thời điểm nào bằng cách bấm vào nút “More” và chọn “Restore Contacts”.
Trong bảng chọn Restore Contacts, bạn có thể lựa chọn bất cứ thời điểm sao lưu nào trước đó.
Hoàng Nguyễn