Công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ các quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước; bảo đảm hồ sơ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, được cập nhật kịp thời và quản lý, sử dụng thống nhất.

Một điểm đáng chú ý là mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị. Cơ quan, đơn vị nơi cán bộ được tuyển dụng lần đầu có trách nhiệm lập hồ sơ gốc; đồng thời việc quản lý hồ sơ phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm, người được phân công, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể.

Trường hợp hồ sơ bị thất lạc, hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch thì việc lập lại, phục hồi hồ sơ phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ, có sự chỉ đạo của người đứng đầu và được thẩm tra, xác minh đầy đủ.

Một nội dung quan trọng được quy định là hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau.

Việc quản lý hai loại hồ sơ được thực hiện kết hợp theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.

Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật và phân quyền truy cập theo thẩm quyền. Đồng thời, dữ liệu hồ sơ cán bộ được định hướng kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.

Quy định đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ hồ sơ và dữ liệu hồ sơ cán bộ, trong đó nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích.

Với tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ, tài liệu phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử được tạo lập, ký số, xác thực theo quy định; đồng thời phải thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.

Thành phần hồ sơ cán bộ

Các thành phần cơ bản trong hồ sơ cán bộ gồm: quyển lý lịch cán bộ; lý lịch tóm tắt; sơ yếu lý lịch; phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về nhân sự; các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ; kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định; kết luận về tiêu chuẩn chính trị (với các trường hợp phải kết luận tiêu chuẩn chính trị); các tài liệu khác: Bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe của cơ quan có thẩm quyền, văn bằng, chứng chỉ về chuyên môn, lý luận chính trị, quản lý nhà nước, bồi dưỡng chức danh lãnh đạo, quản lý, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ...

Theo quy định, Ban Tổ chức Trung ương quản lý hồ sơ cán bộ diện Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý; tham mưu Bộ Chính trị, Ban Bí thư quản lý thống nhất dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị; chủ trì xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành chuẩn dữ liệu, cấu trúc dữ liệu, mã định danh, quy chế kết nối, chia sẻ, đồng bộ, khai thác dữ liệu hồ sơ cán bộ.

Ban Tổ chức Trung ương cũng tổ chức tích hợp, liên thông dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ của Đảng với cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức của Nhà nước và các cơ sở dữ liệu liên quan theo đúng thẩm quyền, phạm vi, mục đích, yêu cầu bảo mật và quy định về bảo vệ bí mật nhà nước; khắc phục tình trạng phân tán, cát cứ dữ liệu, bảo đảm dữ liệu thống nhất, đầy đủ, kịp thời.

Ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy quản lý hồ sơ của cán bộ thuộc diện ban thường vụ tỉnh ủy, thành ủy quản lý và cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ trong hệ thống chính trị của địa phương theo phân cấp.

Cơ quan, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ cấp xã, phường, đặc khu và tương đương quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện cấp mình quản lý; thực hiện cập nhật, khai thác, chuyển giao, lưu trữ hồ sơ cán bộ theo phân cấp và hướng dẫn của cấp trên.

Cơ quan (bộ phận) tổ chức cán bộ của các ban, bộ, ngành, đoàn thể ở Trung ương; các ban, sở, ngành, đoàn thể tỉnh và tương đương quản lý hồ sơ cán bộ và cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ thuộc diện quản lý của cơ quan, đơn vị mình.