47 TRI THỨC VÀ CUỘC SỐNG TODAY Khối Trị sự ghi nhận một bước nhảy vọt khi rũ bỏ hoàn toàn thói quen “ký giấy” truyền thống. Ứng dụng dành cho quản lý tài chính - kế toán, hệ thống quy trình trình ký điện tử và chữ ký số đã thay thế hoàn toàn những chồng hồ sơ luân chuyển thủ công. Bà Vũ Thị Thùy Dương, cán bộ quản lý HĐKT cho biết: “Trước đây, một quy trình phê duyệt đơn giản cũng phải mất hai, ba ngày chờ ký - chờ đóng dấu - chờ phát hành. Bây giờ, tôi chỉ cần gửi ĐỀ NGHỊ qua hệ thống, Lãnh đạo ký số trong nốt nhạc, mà không cần biết đang đi công tác ở đâu”. Tương tự, bà Ánh Tuyết, kế toán tổng hợp chia sẻ: “Tòa soạn sử dụng hệ thống phần mềm MISA AMIS gồm: văn phòng số, quản trị nguồn lực và tài chính - kế toán. Đó là một quy trình quản trị khép kín, cho số liệu minh bạch và chính xác. Trước kia mỗi cuối tháng là ác mộng làm báo cáo, kéo dài nhiều ngày căng thẳng. Giờ nói thật: Chỉ một câu lệnh, mã lệnh chuẩn là trong 30 giây sẵn sàng có báo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo. Đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công việc hỗ trợ, phục vụ đều thừa nhận rằng, tốc độ xử lý công việc tăng gấp nhiều lần. Và quan trọng hơn, mọi công việc đều lưu dấu vết rõ ràng, ai duyệt lúc mấy giờ, ai chịu trách nhiệm điều gì - không còn cảnh ‘tôi tưởng anh ký rồi’ hay ‘hồ sơ để đâu không biết’ nữa” “Buộc phải thay đổi thói quen làm việc ăn sâu trong tiềm thức mỗi cán bộ, nhân viên là điều không phải chuyện một sớm một chiều, nhưng làm riết, làm sai, làm lại cũng phải quen”, bà Ánh Tuyết bộc bạch. Khi đưa vào vận hành hệ thống phần mềm Văn phòng số tại Báo Tri thức và Cuộc sống, rõ ràng, giảm lớn thời gian thực hiện nhiệm vụ công việc, tốc độ ra quyết định nhanh hơn, chi phí vận hành thấp hơn và quan trọng hơn là phân định “rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ thời gian và rõ hiệu quả”. “Hai mặt” bi hài của chuyển đổi số Công nghệ luôn là con dao hai lưỡi và chuyển đổi sổ luôn tồn tại hai mặt song hành: cơ hội và rủi ro. Càng phụ thuộc vào môi trường số, tổ chức càng phải đối mặt với những thách thức ngày càng lớn về an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu và an ninh mạng. Một sáng đẹp trời, nhiều thành viên Tri thức và Cuộc sống bị đánh thức bởi loạt thông báo dồn dập từ các hệ thống tự động, cảnh báo về những luồng email lạ phát tán liên tục. Tài khoản thư điện tử cá nhân mang tên miền ttcs_xxxxx@kienthuc.net.vn đã bị tin tặc tấn công. Hậu quả ngay lập tức đổ xuống như hiệu ứng domino, toàn bộ giao dịch điện tử của tòa soạn bị đình trệ cả tháng, các email gửi đi bị nhận dạng là thư rác (spam), ảnh hưởng trực tiếp đến liên lạc với cộng tác viên, đối tác và bạn đọc. “Sự cố này cho thấy một thực tế rằng, trong kỷ nguyên số, dữ liệu, tài khoản và hạ tầng công nghệ đã trở thành những tài sản có giá trị không kém gì tài sản hữu hình. Một cuộc tấn công mạng thành công không chỉ gây gián đoạn hoạt động mà còn có thể làm mất dữ liệu, rò rỉ thông tin, suy giảm niềm tin của đối tác và công chúng”, ông Trần Tuấn Anh, Q. Trưởng ban Thiết kế - Nội dung số nhận định. Theo ông Trần Tuấn Anh, dữ liệu tòa soạn của cơ quan báo chí không chỉ bao gồm tài liệu quản trị, tài chính, nhân sự mà còn chứa đựng nguồn tin, dữ liệu tác nghiệp, bản quyền tác phẩm báo chí và các tài sản trí tuệ có giá trị đặc biệt. Vì vậy, đầu tư cho bảo mật không phải là chi phí, mà là đầu tư cho sự tồn tại và phát triển bền vững của cơ quan báo chí trong môi trường số. Chuyển đổi số càng sâu rộng thì yêu cầu về an ninh mạng càng phải được đặt ở vị trí trung tâm. “Một tòa soạn số hiện đại không chỉ được đánh giá bằng mức độ ứng dụng AI hay số lượng nền tảng số đang vận hành, mà còn bằng năng lực bảo vệ dữ liệu, bảo vệ hệ thống và bảo vệ niềm tin của công chúng trước những nguy cơ ngày càng phức tạp trong không gian mạng”, bà Phạm Thị Mai Anh bày tỏ. Nốt lặng và… bản lĩnh bước qua vùng an toàn Tại Báo Tri thức và Cuộc sống, việc ứng dụng AI trong công tác dịch thuật và tổng hợp thông tin đã tác động trực tiếp đến vị trí việc làm của biên dịch viên - những người vốn quen ngồi một chỗ và an yên khi phải “học lại” nghề để trở thành phóng viên. Thu Cúc, biên dịch viên tin quốc tế tâm sự: "Tôi yêu công việc dịch thuật. Nó đòi hỏi sự chính xác, kiến thức chuyên ngành, và cái tinh tế của ngôn ngữ - những thứ tôi đã dành nhiều năm rèn giũa. Khi biết mình chuyển sang làm phóng viên, tâm tư xáo trộn”. Theo Thu Cúc, nghề phóng viên phải ra ngoài, phải gọi điện, phải tiếp xúc nhân vật, phải có khả năng hoạt ngôn và xử lý tình huống nhanh nhạy để đáp ứng deadline cứng. Đó là bộ kỹ năng khác hẳn. Nhưng rồi tôi nhận ra: nền tảng ngôn ngữ và kiến thức chuyên sâu mà tôi tích lũy là lợi thế không phải ai cũng có, phóng viên có thể sáng tạo tác phẩm báo chí chuyên sâu, thì sao tôi không thể??? “Chuyển đổi vị trí việc, thay đổi tư duy làm nghề trong kỷ nguyên báo chí số hoàn toàn không khiến tôi yếu đi - mà là tôi mạnh lên”, Thu Cúc tự tin nói. “Phép thử” năng lực quản lý khi… sáp nhập ban phòng Nếu chuyển đổi số là cuộc cách mạng về công nghệ, thì sắp xếp, tinh gọn tổ chức lại là cuộc cách mạng về con người. Trong các cơ quan báo chí hiện nay, thách thức lớn nhất không phải là đầu tư thêm phần mềm hay trang thiết bị, mà là làm thế nào để tổ chức lại bộ máy, phát huy tối đa năng lực của đội ngũ trong một mô hình vận hành mới. Việc sắp xếp, hợp nhất các đơn vị chuyên môn trong tòa soạn Báo Tri thức và Cuộc sống không đơn thuần là giảm đầu mối hay tinh giản quy trình, mà là một phép thử thực sự đối với năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ lãnh đạo cấp phòng. Bà Ninh Nhật Minh, Thư ký tòa soạn cho rằng, khi nhiều bộ phận có chức năng, nhiệm vụ và văn hóa làm việc khác nhau được đặt trong cùng một đơn vị, người quản lý phải đối diện với hàng loạt vấn đề về phân công công việc, điều phối nhân sự, xử lý tâm lý tổ chức và tạo động lực phát triển cho tập thể. Trong khi đó, ông Nguyễn Anh Sơn, Phó trưởng phòng Xã hội - Bạn đọc nhìn nhận r ằ n g , năng lực của người quản lý k h ô n g được đo bằng số năm công tác hay kinh nghiệm hành chính đơn thuần, mà được thể hiện qua khả năng dẫn dắt sự thay đổi. Một trưởng phòng giỏi không chỉ biết giao việc, mà phải biết truyền cảm hứng, phát hiện năng lực của từng cá nhân, tạo điều kiện để cán bộ, phóng viên thích ứng với môi trường làm việc mới và biến áp lực thành động lực phát triển. Thực tế cho thấy, sau mỗi đợt sắp xếp bộ máy luôn xuất hiện tâm lý lo lắng, e ngại thay đổi hoặc băn khoăn về vị trí việc làm. Để giải quyết vấn đề này, việc quản trị bằng dữ liệu và công nghệ trở thành giải pháp quan trọng. “Mỗi vị trí công việc được chuẩn hóa bằng bảng mô tả nhiệm vụ, hệ thống KPI và quy trình số hóa giúp việc đánh giá trở nên khách quan, minh bạch. Hiệu quả công việc được phản ánh bằng dữ liệu thay vì cảm tính; trách nhiệm được xác định rõ ràng thay vì phụ thuộc vào nhận định chủ quan”, ông Nguyễn Anh Sơn nói. Chính trong những thời điểm chuyển đổi như vậy, năng lực quản lý của cán bộ lãnh đạo được bộc lộ rõ nhất. Người quản lý thành công không phải là người giữ nguyên trạng thái cũ, mà là người có thể dẫn dắt tập thể vượt qua sự thay đổi, xây dựng được sự đồng thuận và tạo ra hiệu quả cao hơn sau khi sắp xếp. Theo bà Phạm Thị Mai Anh, yêu cầu cốt lõi của quản trị tòa soạn hiện đại là lấy con người làm trung tâm, lấy dữ liệu làm công cụ quản lý và lấy hiệu quả phục vụ bạn đọc làm thước đo cuối cùng cho mọi quyết định tổ chức bộ máy. Cuộc chuyển mình của Báo Tri thức và Cuộc sống trong kỷ nguyên số gặp nhiều thách thức, nhưng sự trưởng thành đích thực của một cơ quan báo chí không chỉ đo bằng việc đi lên những vị trí cao hơn, mà nằm ở năng lực dũng cảm bước ra khỏi vùng an toàn, chấp nhận học lại từ đầu khi cuộc sống buộc mình phải thay đổi, từ đó kiến tạo nên những giá trị tri thức bền vững cho xã hội số. “Việc tích hợp AI trong hệ thống quản trị nội dung CMS không phải là AI thay thế con người. Đó là AI giải phóng con người khỏi những việc cơ học để tập trung vào những gì chỉ con người mới làm được: phân tích, phản biện, kể chuyện sâu sắc"- Nhà báo Mai Anh - Quyền Tổng Thư ký tòa soạn Báo Tri thức và Cuộc sống AI GOVERNANCE AND MANAGEMENT FRAMEWORK Mô hình quản trị và điều hành theo 05 lớp hệ thống: Từ dữ liệu đến quyết định
RkJQdWJsaXNoZXIy MTYzNTY5OA==